Кто занимается актами сверки в организации

Чья обязанность формировать акт сверки. Составляем акт сверки расчетов с контрагентом

Кто занимается актами сверки в организации

Успешный бизнес предполагает сотрудничество с большим количеством , с которыми регулярно осуществляются денежные расчеты. Немалую долю занимают и расчеты с государством – по налогам и страховым взносам. Все эти денежные отношения требуют тщательного контроля, и проще всего осуществлять его посредством регулярного .

Цели подписания

Образец акта разногласий

Акт разногласий подписывается тем же лицом, которое подписывает основные акты сверок. К нему необходимо приложить копии документов, подтверждающих разногласия.

Ниболее распространенные

К наиболее распространенным разновидностям актов сверок относят:

  1. Акт сверки с поставщиком. Содержит операции, учитываемые по счету 60. По дебиту отражаются все совершенные в адрес поставщика оплаты, а по кредиту суммы поставок продукции.
  2. Акт сверки с покупателем. В данном случае учет ведется по счету 62. По дебиту записываются суммы отгрузок, а по кредиту перечисленные покупателями платежи.
  3. Акт сверки выполненных работ. Оформляется по общим правилам, только вместо сумм поставок продукции в нем отражают суммы согласно актам выполненных работ.
  4. Групповой акт сверки. Представляет собой совокупность актов сверки по всем существующим у фирмы контрагентам. Формируется благодаря установке к бухгалтерской программе специального расширения. Подобный способ формирования актов особенно удобен в конце отчетного периода, когда необходимо проинвентаризировать весь объем расчетов.
  5. Нулевой акт сверки. Отличительной особенностью является равное нулю сальдо на конец рассматриваемого в документе периода.
  6. . Составляется так же, как и акты по любым другим услугам. При формировании документа арендодателем, по дебиту будут проставляться суммы аренды согласно выставленным счетам, а по кредиту перечисленные арендатором платежи.

Акты сверки также классифицируют в зависимости от статуса контрагента – или физическое лицо.

Причем в качестве физического лица могут выступать не только , но и простые граждане, с которыми у фирмы имеются какие-либо расчеты.

Формируется такой акт по общим правилам, как и в случае сверки с организациями. Компания не вправе отказать физическому лицу в предоставлении акта сверки, если он был им затребован.

“Бухгалтерский учет и налоги в торговле и общественном питании”, N 9, 2004

Акт сверки расчетов (акт сверки взаиморасчетов) – документ, который подтверждает долговые обязательства предприятия торговли или общественного питания.

Действующим законодательством форма акта сверки расчетов не предусмотрена. Это означает, что предприятия торговли или общественного питания могут разрабатывать формы актов сверки расчетов самостоятельно.

Вместе с тем согласно п.1 ст.

9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые предприятием торговли или общественного питания, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами.

Первичные учетные документы принимаются к бухгалтерскому и налоговому учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых там не предусмотрена, в том числе акт сверки расчетов, должны иметь следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

К порядку оформления акта сверки расчетов существуют и другие требования. Согласно п.3.11 ГОСТ Р. 6.30-2003 “Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов”, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст “О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации” (далее по тексту – ГОСТ), датой акта является дата события.

При этом документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 сентября 2004 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2004.09.05.

На основании п.3.12 ГОСТ регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению предприятия торговли или общественного питания индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Акт сверки взаимных расчетов составляется двумя организациями.

При этом регистрационный номер такого документа (составленного совместно двумя и более организациями) состоит из регистрационных номеров документа каждой из сторон акта, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

В соответствии с п.3.22 ГОСТ в состав реквизита “Подпись” входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Пример 1.

Вице-президент
Торгового дома Личная подпись В.А. Петрухин

Допускается в реквизите “Подпись” центрировать наименование должности лица, подписавшего акт сверки расчетов, относительно самой длинной строки.

Пример 2.

Исполнительный директор Личная подпись С.А. Матросов
ООО “Кафе Х”

Акт сверки расчетов должен подписывать главный (старший) бухгалтер организации. При подписании акта сверки расчетов несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

На практике бывает, что сверку расчетов по поручению руководства производит работник организации с выездом к контрагенту. В этом случае он один сможет подписать акт сверки расчетов, только если будет уполномочен доверенностью от руководителя организации.

Напомним, что порядок оформления такой доверенности установлен в п.5 ст.185 ГК РФ.

Пример 3.

Директор ресторана Личная подпись К.В. Соткин
Главный бухгалтер Личная подпись Е.В. Крюкова

Учитывая тот факт, что акт сверки расчетов является двухсторонним документом, он должен быть подписан должностными лицами обоих контрагентов, между которыми производится сверка расчетов. При подписании акта сверки расчетов несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Пример 4.

Генеральный директор Директор супермаркета столовой

Личная подпись Б.Г. Фемидов Личная подпись М.И. Игнатов

Кроме того, согласно п.2.3.1.11 “Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения”, утвержденной Приказом Главархива СССР от 23 мая 1988 г.

N 33 (далее по тексту – Приказ N 33), все экземпляры актов сверки расчетов должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования.

При этом если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте акта сверки расчетов, отсутствует, то акт подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель.

Обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего акт, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: “и.о.”, “зам.”). Не допускается подписывать акты сверки расчетов с предлогом “за” или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Акт сверки расчетов необходимо скрепить печатью предприятия торговли или общественного питания. Согласно п.3.25 ГОСТ оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица. На основании п.2.3.2.6 Приказа N 33 оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего акт сверки расчетов.

В практике работы предприятий торговли и общественного питания акты сверки расчетов чаще всего составляются в следующих случаях:

  1. при инвентаризации расчетов с контрагентами;
  2. перед проведением взаимозачета;
  3. для признания долга с целью перерыва течения срока исковой давности.

Рассмотрим указанные случаи более подробно.

Инвентаризация расчетов с контрагентами

Согласно ст.12 Закона о бухгалтерском учете предприятия торговли и общественного питания ежегодно должны проводить инвентаризацию расчетов перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Перед началом инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами оформляется акт сверки расчетов. Акт сверки расчетов оформляется по каждому дебитору и каждому кредитору в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в бухгалтерии предприятия торговли или общественного питания, второй направляется предприятию, с которой производилась сверка.

Инвентаризация расчетов с контрагентами может привести к тому, что на основании п.77 Положения по ведению бухгалтерского учета предприятие торговли или общественного питания сможет списать дебиторскую задолженность, по которой срок исковой давности истек, а также другие долги, нереальные для взыскания.

Согласно п.

78 Положения по ведению бухгалтерского учета суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации.

Контроль за состоянием дебиторской задолженности на предприятии рекомендуется осуществлять посредством ежемесячного составления актов сверок.

Акт сверки расчетов является эффективным инструментом контроля за дебиторской задолженностью, так как с одной стороны напоминает дебитору о числящейся за ним задолженности, а с другой позволяет вовремя выявить расхождения в учете кредитора и должника и тем самым избежать возникновения конфликтов, нередко заставляющих стороны договора идти в суд.

В случае отказа должника выверить задолженность или при возникновении разногласий, устранение которых по обоюдному согласию сторон невозможно, отношения, как правило, урегулируются в претензионном или судебном порядке.

Обязательность регулярной сверки расчетов предусмотрена и отраслевыми нормативными правовыми актами.

Так, согласно Правилам применения, обращения и возврата многооборотных средств упаковки, утвержденных Постановлением Госснаба СССР от 21 января 1991 г.

N 1, сверка сторонами взаимных расчетов производится по итогам каждого квартала по согласованному графику, а с покупателями в районах Крайнего Севера и других отдаленных районах – в сроки, определяемые в договорах на поставку.

Перед проведением взаимозачета акт сверки расчетов составляется для того, чтобы зафиксировать взаимную задолженность контрагентов. Акт сверки расчетов составляют на основании данных бухгалтерского учета сторон. В акте сверки расчетов указывают номера договоров и первичных документов, по которым возникли задолженности, а также суммы этих задолженностей с выделением НДС.

Акт сверки расчетов является вспомогательным документом бухгалтерского учета, в котором отражается состояние по расчетам между предприятиями. В акте взаимозачета, в отличие от акта сверки расчетов, стороны указывают, какая сумма задолженности считается погашенной.

Наиболее часто встречается на практике ошибка, когда предприятия торговли или общественного питания путают эти два совершенно разные документа.

Отметим, что в случае подмены акта взаимозачета актом сверки расчетов для предприятия торговли или общественного питания могут наступить неблагоприятные налоговые последствия, то есть признание налоговыми органами взаимозачета ничтожным, а как следствие этого отсутствие оплаты им товаров (работ, услуг) и невозможность применить налоговые вычеты по НДС.

Важность акта сверки расчетов подтверждается судебной практикой, так как при рассмотрении хозяйственных споров суды уделяют большое внимание актам сверки расчетов. Так, согласно Постановлениям Президиума ВАС РФ от 29 июля 1997 г. N 2084/97 и от 8 июля 1997 г.

N 1524/97, если спор между сторонами о сумме долга рассматривался без подписания акта сверки расчетов, то суд направляет дело на новое рассмотрение. Кроме того, акт сверки расчетов на основании Постановления Президиума ВАС РФ от 24 июня 1997 г. N 6029/96 и от 8 июля 1997 г.

N 1845/97 является полноценным доказательством размера долга.

Таким образом, акт сверки расчетов необходимо составлять во всех случаях взаимозачета, поскольку он обезопасит предприятие торговли или общественного питания от неблагоприятных налоговых последствий.

Для обоснования применения налоговых вычетов по НДС при взаимозачете акт сверки расчетов используется в случае переплаты по одному договору в сторону недоплаты по другому, что представлено в следующем примере.

Пример 5. Ресторан работает с магазином по договорам поставки. В течение месяца заключено два договора поставки продуктов питания. По одному из них магазин не выполнил обязательства. В течение этого месяца по договору 1 образовалась переплата, по договору 2 – недоплата.

Может ли ресторан зачесть НДС по продуктам питания, полученным по договору 2?

Каждому бухгалтеру, наверняка, приходилось оформлять акты сверки расчетов и акты взаимозачетов. Многие ли задумывались о том, являются ли эти акты первичными документами, должны ли они соответствовать требованиям Закона о бухгалтерском учете, будут ли приняты в качестве доказательств в суде?

Акт сверки расчетов

В письме ФНС России от 06.12.10 № ШС-37-3/16955 отмечено, что акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, поскольку при подписании документа финансовое состояние сторон не меняется.

Источник: https://www.yuriste.ru/chya-obyazannost-formirovat-akt-sverki-sostavlyaem-akt-sverki/

Как сделать сверку с контрагентами и составить акт

Кто занимается актами сверки в организации

Документы, как за ними не следи, все равно иногда теряются. Они не доходят до ваших покупателей или у вас нет документов поставщиков. А это приводит к разным суммам задолженности в учете организаций. Выявить такие разногласия помогает сверка задолженностей с контрагентами.

В этой процедуре нет ничего сложного. Только ее отличает большой объем работы. Регулярность сверки расчетов зависит от вашего желания и возможностей. Но раз в год ─ в годовую инвентаризацию ─ она обязательна. Таким образом, подтверждается сальдо счетов расчетов.

О том, как :

  • сделать сверку с контрагентами
  • урегулировать разногласия в акте сверки расчетов
  • проводить оплату задолженности по акту сверки

читайте в этой статье.

статьи:

1. Что такое акт сверки и пример его заполнения

2. Может ли бухгалтер подписывать акт сверки

3. Кто должен делать акт сверки

4. Разногласия в акте сверки расчетов

5. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете его организации?

6. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете контрагента?

7. Оплата задолженности по акту сверки

8. Сверка с контрагентами в 1С версии 8.3

Итак, идем по порядку.

1. Что такое акт сверки и пример его заполнения

Акт сверки ─ это документ, в котором отражены расчеты между организациями за определенный период. Продавец в таком акте показывает формирование дебиторской задолженности покупателя и поступившую от него оплату. А покупатель ─ свою кредиторскую задолженность перед поставщиком, с которым проводит сверку расчетов, и ее погашение.

https://www.youtube.com/watch?v=GF9VykJQXuE

Акт сверки подписывают и заверяют печатями обе организации (при наличии).

Утвержденной формы акта сверки нет. К тому же он не является первичным документом. Поэтому при разработке формы можно использовать реквизиты первичного документа, которые установлены п.2 ст.9 федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Вот статья про оформление документов в бухгалтерском учете.

И понимать, что акт сверки, как и любой другой акт между организациями ─ двухсторонний. А значит нужно предусмотреть соответствующие поля для подписей.

Обычно акт сверки подписывают главный бухгалтер и руководитель.

Заполнять акт можно перечислением хозяйственных операций по каждой организации, но удобнее это делать в разрезе договоров. Тогда, в случае расхождений, сразу будет видно по какому договору не сходятся обороты.

Заполняют акт сверки только в деньгах.

Пример заполнения акта сверки. ООО «Метель» ─ поставщик ткани ─ составила акт сверки с ателье ООО «Вьюга» по состоянию на 31.03.2018.

Ответственный за составление акта сверки в ООО «Метель» заполнил его в двух экземплярах, подписал у директора и главного бухгалтера и отправил в ООО «Весна».

В ООО «Весна» проверили обороты, заполнили оба экземпляра акта со своей стороны, подписали и отправили в ООО «Метель» один заполненный акт. После проставления учетных данных в обеих организациях акт сверки выглядит так.

В этом примере обе организации подтверждают, что у ООО «Весна» есть задолженность перед ООО «Метель» в размере 150 000 рублей.

2. Может ли бухгалтер подписывать акт сверки

В организациях, у которых много контрагентов и с ними регулярно проводят сверку расчетов, главному бухгалтеру и руководителю приходится тратить много времени на подписание актов сверок.

Чтобы освободить время, на одного из бухгалтеров выписывают доверенность. Благодаря этому он может подписывать любой акт сверки. При этом еще может проверять правильность составления актов коллегами.

3. Кто должен делать акт сверки

Инициатором проведения сверки задолженности с контрагентом может быть любая сторона сделки. В нормативных актах не прописана обязанность проводит сверку между организациями. Это право компаний. Поэтому регламентировать порядок и частоту сверки расчетов можно и нужно в договорах.

В компаниях составлением актов сверки и отправкой контрагентам не всегда занимается бухгалтерия. По распоряжению руководства, это могут быть и другие работники ─ те, кто непосредственно работает с покупателями и поставщиками.

Во многих программах для ведения учета, в том числе и в 1С, учет расчетов с контрагентом организован на отдельных субсчетах ─ карточках. Поэтому, если все документы своевременно заведены в систему, выгрузить обороты по конкретной карточке не составляет труда. И вопрос: «Кто должен делать акт сверки» не вызывает много споров.

Конечный результат ─ заполненный акт сверки должен обязательно «дойти» до бухгалтерии и быть проверенным. Кстати, сверку можно рассматривать как одну из составляющих инвентаризации. Более подробно о проведении инвентаризации прочтите тут.

Результатом сверки могут быть:

  • подписанный контрагентом акт, в котором нет разногласий
  • акт, подписанный с разногласиями

Сверка без разногласий ─ самая оптимальная и простая для бухгалтера. А что делать когда разногласия есть?

4. Разногласия в акте сверки расчетов

причина разногласий в акте сверки расчетов ─ отражение документов в учете одной организации и неотражение этих же документов в учете другой.

Такое возможно, если:

  1. документы не дошли до контрагента
  2. внутри компании документы не были переданы бухгалтеру для отражения в учете
  3. проводки по документам в первой компании были сделаны в одном периоде, а во второй ─ периодом раньше или позже

Причем документов может не быть:

  • в учете вашей компании
  • в учете контрагента

При проверке акта сверки расчетов, который был предоставлен контрагентом, сразу видно в каких документах есть разногласия.

5. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете его организации?

Ситуация 1: компания ─ покупатель материальных ценностей

Шаг первый. Нужно проверить, а не проведены ли эти документы в другом периоде, например, следующем за периодом сверки. Если документов, по которым есть разногласия в акте сверки расчетов в учете у вас нет, то переходите к шагу 2.

Шаг второй. Узнать у ответственного сотрудника компании, который работает с контрагентом, а не забыл ли он передать документы по закупке в бухгалтерию. Если забыл, то срочно забрать документы и проверить их соответствие тому, что указал контрагент в акте сверки, провести в учете.

Если документов нет, тогда идите дальше.

Шаг третий. Запросить дубликаты неотраженных в учете документов у контрагента. Получить, проверить их и провести в учете.

На каждом из этих шагов вы можете столкнуться с одним из вариантов:

  1. контрагент отразил у себя вашу дебиторскую задолженность преждевременно. Например, по условиям договора, переход права собственности ─ во время приемки товара покупателем. Сотрудники вашей компании приняли товар в месяце, следующем, за проведением сверки. Вы можете подписать акт с расхождениями и указанием причины
  2. документы были отражены позднее, чем это нужно было сделать. Подписывайте акт, который предоставил ваш поставщик.

Ситуация 2: компания ─ покупатель услуг.

Нужно идти по тем же шагам, как и в случае с закупкой материальных ценностей. Но надо помнить об основном отличии ─ дата оказания услуг, а значит и дата появления дебиторской задолженности ─ число, которым в вашей организации подписали акт выполненных работ.

Исключение ─ коммунальные услуги, стоимость которых определяется исходя из показаний приборов учета. В этом случае дата акта равна дате оказания услуги. Учет расходов на коммунальные услуги освещен здесь.

6. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете контрагента?

Ситуация 1 ─ ваша компания продает продукцию, в акте сверки, который прислал контрагент не отражены ваши документы по отгрузкам в их адрес.

В этом случае вам нужно убедиться, что вы отразили выручку и дебиторскую задолженность в соответствии с условиями договора. Если с этим все в порядке, проверьте: а были ли отправлены документы в адрес контрагента.

Когда со стороны вашей организации все сделано правильно, добавляйте неотраженный документ в акт сверки и подписывайте его с разногласиями.

Если же есть проблемы именно на вашей стороне, то сначала надо их решить. А потом уже или включать документ, по которому есть расхождения в акт сверки, или согласиться с суммами покупателя.

Ситуация 2 ─ ваша компания выполнила работу, но отражения ее закупки нет в акте сверки, который прислал покупатель.

Алгоритм действий:

  • проверьте дату подписи на акте выполненных работ со стороны заказчика
  • не нашли экземпляр акта, который подписан с обеих сторон? Тогда узнавайте, а отправили ли акт покупателю
  • исходя из результатов «расследования» делаете выводы. И либо добавляйте обороты в акт сверки покупателя и подписывайте его в таком виде, с разногласиями, либо соглашаетесь с цифрами контрагента

В примерах приведены не все ситуации, которые могут привести к расхождениям в актах сверки расчетов. Но уже понятно, что причины, по которым часть документов не попадает в акт сверки, могут быть разными. От неправильного толкования условий договора до забывчивости сотрудников. Причем со стороны любого из контрагентов.

7. Оплата задолженности по акту сверки

При сверке может быть выявлено, что у одной организации есть задолженность перед другой, это может произойти по следующим причинам:

  • не отражен первичный документ в учете должника
  • есть ошибки в расчетах, например, при переводе валюты в рубли

В учете должника нет нужного документа. В этом случае компания, которой должны оплату, отправляет в адрес организации-должника дубликаты первичных документов. После их проведения в учете появится задолженность, которую можно оплачивать обычным порядком. В платежном поручении, в поле основание, нужно указать накладную, акт или другой документ ─ причину задолженности.

Ошибки в расчетах можно исправить составлением бухгалтерской справки и отражением ее в учете. После того как сформируется задолженность, ее можно оплатить. В данном случае можно провести оплату задолженности по акту сверки, указав его в качестве основания в платежном поручении.

Если вы обнаружили ошибку в своем учете, то ее нужно исправить. В этом случае вам поможет статья про исправление ошибок в учете.

8. Как сделать сверку с контрагентами в 1С версии 8.3

Как сделать сверку с контрагентами с использованием программы 1С: Бухгалтерия 8 ред.3.0 смотрите в видео.

Акт сверки очень важный и нужный документ, формирование или проверка которого иногда требует больших трудозатрат. Поэтому сверку с компаниями, с которыми у вас большие обороты по деньгам и/или номенклатуре лучше проводить регулярно, может быть даже ежемесячно.

Нужно помнить, что акт сверки ─ не первичный документ, любая цифра в нем появилась после бухгалтерской проводки, которая, в свою очередь, была сделана на основании соответствующего первичного документа.

В случае расхождений надо искать причину ─ лишний или непроведенный в учете документ, и уже по нему прояснять ситуацию.

Источник: https://azbuha.ru/raschety-s-kontragentami/kak-sdelat-sverku-s-kontragentami/

Кто занимается актами сверки в организации

Кто занимается актами сверки в организации

Кто занимается актами сверки в организации

Обычно после проведения такой проверки обнаруживают дебиторскую или кредиторскую задолженность. По итогам инвентаризации нужно сразу составить акт сверки и отправить контрагенту.

Общепринятой стандартной формы составления акта нет. Документ оформляют в свободной форме или по собственному шаблону.

Обычно акт состоит из вводной части, в которой указывают название документа, дату его составления, назначение и реквизиты организаций, которые его подписали, и таблицы, в которых указывают даты перечисления денег и поступления товаров, реквизиты подтверждающих документов, суммы дебета и кредита.

Акт распечатывают в двух экземплярах. Каждая из сторон получает свой.

Подписанные и заполненные акты направьте контрагенту. Контрагент проверяет информацию, указанную в документе.

В связи с тем, что в действующем законодательстве отсутствует закреплённая форма акта сверки, предприятиям разрешается по собственному усмотрению разрабатывать образец документа.

Более того, на этом настаивает Министерство Финансов в письме №07-05-04 /2 подписанного 18.02.2005 г.

Но при этом, исходя из системного анализа действующих нормативно-правовых актов, есть два основных требования, которые обязательно должны быть выполнены при формировании актов сверок взаимных расчётов:

  • этот документ должен быть составлен в двух аутентичных экземплярах, по одному для каждой стороны, которая его подписывает;
  • со стороны предприятия имеет право подписывать только директор или же главный бухгалтер и их подписи должны быть скреплены печатью.

Как уже стало известно, бланк акта сверки взаимных расчётов можно разрабатывать самостоятельно.

В ней говорится о том, что нижеподписавшиеся представители двух сторон составили настоящий акт, подтверждая, что следующее состояние бухучета.

  • Вслед за этими словами идет уже известная таблица. Первой строкой в ней стоит «сальдо на начало периода». Далее идут операции, разделенные на «дебет» (выполнение работ или поставка товара) и «кредит» (оплата). Затем следует сальдо на конец данного периода. А заканчивается таблица расчетом задолженности.
  • Подпись уполномоченных лиц должна быть подтверждена круглой печатью компании.

Вместо руководителя, акт может подписать и другое лицо. Для этого нужна доверенность, которая даст ему такие полномочия.

Как проводится сверка по расчётам Данная процедура может производиться только по одной из следующих позиций: наименование или номер товара, договор, конкретная поставка, определенный промежуток времени.

Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки.

Кроме того, сверку удобно проводить во время ежегодной инвентаризации средств и имущества предприятия.

Кто занимается актами сверок

В случае неподписания акта, он может быть использован как косвенное подтверждение для непризнания долга.

  • Еще одна юридическая функция документа – обрывание срока давности иска. Обычно, он составляет три года. Термин прерывается, если сторона, являющаяся должником, признает финансовый отчет, ставит на нем свои подписи и печать.

Все финансовые операции за выбранный период сверки должны быть отражены в тексте акта.

Также самими партнерами устанавливается масштаб сверки. Она может быть проведена в масштабе одного наименования товара, в масштабе одной поставки или одного контракта.

В рамках проведения ежегодной инвентаризации, как правило, проводится и процедура сверки. Поводом для оформления АС становится любое несоответствие между записями в учетных документах сторон.

Это вызвано с целью избежать выявления задолженности или недостачи после ликвидации или банкротства одной из сторон.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211054-akt-sverki-dokumentov-18-m1

Как правильно составить акт сверки взаиморасчетов? :

Контроль – это главное условие для удачного ведения бизнеса.

Когда требуется составление акта?

Периодическое заполнение акта сверки, имеет место между постоянно сотрудничающими субъектами. В качестве партнеров могут выступать поставщик и получатель товара, налогоплательщик и государственный фонд, два подразделения крупной корпорации и пр.

Основаниями для этого, помимо длительного взаимодействия, служат:

  • возможность рассчитываться за товары и услуги в будущем;
  • необходимость ориентироваться в большом количестве наименований;
  • работа с дорогостоящими изделиями;
  • проведение инвентаризации по части расчетов;
  • необходимость предъявления состояния расчетов начальству или государственным органам.

Каковы оптимальные сроки?

Акт сверки взаиморасчетов, по согласованию сторон, может быть разработанным на месяц, полугодие, год и даже более длительный период.

Для того, чтоб он вступил в силу, нужны подписи бухгалтеров и управляющих обеих компаний, а также их официальные печати.

Как понять, кто кому должен акт сверки?

1. Акт сверки подписывают и заверяют печатями обе организации (при наличии). Утвержденной формы акта сверки нет. К тому же он не является первичным документом.

Акт сверки кто кому должен

Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности.

То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.

Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом.

Кто должен заниматься актами сверок

Узнать у ответственного сотрудника компании, который работает с контрагентом, а не забыл ли он передать документы по закупке в бухгалтерию. Если забыл, то срочно забрать документы и проверить их соответствие тому, что указал контрагент в акте сверки, провести в учете. Если документов нет, тогда идите дальше. Шаг третий.

Запросить дубликаты неотраженных в учете документов у контрагента.

Источник: http://advokat-martov.ru/kto-zanimaetsya-aktami-sverki-v-organizatsii

Акт сверки взаиморасчетов: ⚡️всё, что важно знать⚡️

Кто занимается актами сверки в организации

В нормативных документах содержится лишь кос­венное указание на то, что необходимо составлять акт сверки расчетов. Так, в п. 27 Положения по веде­нию бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.

1998 № 34н, сказано, что перед составлением годовой бухгалтерской отчетности нужно обязательно провести инвентаризацию расчетов со всеми контра­гентами.

Очевидно, речь идет о контрагентах, с которы­ми были взаимоотношения в течение последнего года, а также о тех, с кем не было операций, но есть остатки расчетов.

Если же в налоговом учете создается резерв по со­мнительным долгам, то инвентаризацию дебиторской задолженности нужно проводить на конец каждого от­четного (налогового) периода, то есть ежеквартально или даже ежемесячно (п. 4 ст. 266 НК РФ).

Кроме того, проведение инвентаризации расче­тов может быть установлено материнской компанией для своих «дочек». Сроки обязательной сверки расчетов также могут быть включены в договор с контрагентом.

Акт сверки расчетов, подписанный обеими сто­ронами, — самое достоверное подтверждение саль­до расчетов с контрагентом. Более того, если в учете и отчетности отражена существенная сумма, которая не подтверждена актом сверки, то аудитор вряд ли ее признает.

Контур.Взаиморасчеты быстро сверит операции по трем параметрам: дате, сумме и номеру счета-фактуры или договора.

Отправить заявку

Как оформляется акт

Единой утвержденной формы акта сверки расчетов нет, но можно договориться с контрагентом и исполь­зовать любую произвольную форму, в которой будут указаны реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные ст. 9 Федерального закона «О бухгал­терском учете». Эту форму можно закрепить в договоре с контрагентом или использовать произвольную форму, например, из бухгалтерской программы.

Особое внимание нужно уделить подписанию акта. Если акт от имени контрагента подписывает не руководитель, то у него должны быть на это соответствующие полномочия, подтвержденные доверенностью или иным аналогичным документом. Однако возможно исключение: полномочия на подписание акта могут явствовать из обстановки.

Например, судебная практика признает акт сверки надлежаще оформленным, если он подписан главным бухгалтером, чья подпись заверена печатью организации (Определение Верховного Суда РФ от 30.11.2016 по делу № А27-13820/2015). Если же акт сверки расчетов подписан неуполномоченным лицом, то он не повлечет за собой вообще никаких последствий.

В частности, не будет служить доказательством признания долга.

Смотрите шпаргалку по оформлению акта сверки с рекомендациями по отражению сведений.

Для чего нужен акт сверки

Сам по себе акт сверки взаиморасчетов не может устанавливать какие-либо права и обязанности.

Суды отказываются взыскивать с контрагента задолжен­ность, которая отражена только в акте сверки и не под­тверждена подписанными первичными документами (постановления Арбитражных судов Западно-Сибир­ского округа от 22.11.2018 по делу № А45-19208/2017, Московского округа от 17.07.

2018 по делу № А40-8569/2017, Восточно-Сибирского округа от 07.07.2017 по делу № А33-10710/2016). Однако если в правильно оформленном акте сверки не отражена задолжен­ность перед контрагентом, которая числится в учете организации, то она, скорее всего, будет нереальной.

В этом случае акт можно расценивать как признание того, что за­долженность уже погашена — например, прощением долга. Правильнее всего будет еще раз проверить дан­ные учета и по результатам проверки списать задол­женность.

Акт сверки расчетов используется и для подтверж­дения долга. Если должник его признает, то срок иско­вой давности прерывается, и его течение начинается снова (ст. 203 ГК РФ, п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43).

А это значит, что продлевается период, в течение которого этот долг можно взыскать и нельзя списать. Если акт сверки подписан уже после того, как истек срок исковой давности по долгу, возник­шему после 1 июня 2015 года, течение исковой давно­сти начинается заново (п. 2 ст.

 206 ГК РФ, Федеральный закон от 08.03.2015 № 42-ФЗ).

С помощью акта сверки контрагент также может признать действия тех лиц, которые ранее выступа­ли от его имени, но не имели на это полномочий (п. 1 ст. 183 ГК РФ, п. 123 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).

Например, если от имени поку­пателя в накладной расписался сотрудник, у которого не было на это права, но акт сверки подписан тем ли­цом, у которого такие полномочия были, то товар будет считаться принятым надлежащим образом.

Когда контрагент отказывается подписывать

Сверка расчетов фиксирует уже сложившуюся ситуацию и служит для обеих сторон подтверж­дением того, что в учете все отражено верно.

Если контрагент уклоняется от оформления актов сверки, то формально он ничего не нарушает (если такая обязанность не предусмотрена договором), но есть вероятность, что он хочет что-то скрыть.

В этом случае мы рекомендуем тщательно проверить все операции с контрагентом, а в будущем, возможно, отказаться от взаимоотношений с ним.

Александр Лавров, аттестованный аудитор

Источник: https://kontur.ru/articles/5388

Кто кому должен акт сверки, как его правильно заполнить, и является ли он доказательством в суде?

Кто занимается актами сверки в организации

Статья расскажет о сущности, основных функциях и особенностях такого документа, как акт сверки расчетов. Рассмотрит форму составления и заполнения, определит обязанности сторон и обозначит юридическую силу документа.

Кто кому должен акт сверки

При сотрудничестве, организации, предприятия и фирмы часто производят совместные финансовые операции и расчеты. Для того, чтоб отобразить, а в будущем при необходимости подтвердить все произведенные расчеты, составляется такой документ, как акт сверки взаиморасчетов. Является первичным бухгалтерским учетным документом.

Такой протокол может укладываться между различными субъектами:

Составляются и подписываются подобные бумаги из множества причин. К примеру, основанием может быть мониторинг финансовой составляющей долгосрочного сотрудничества, создание возможности отсрочки оплаты товаров, высокая стоимость декларируемых товаров, обширный ассортимент продукции, необходимость подтверждения различных видов задолженности и другие подобные причины.

Кто занимается разработкой документа

  • Инициировать проведение сверки взаимных расчетов может одна из фирм-партнеров.
  • Написанием акта занимается бухгалтерия предприятия, после чего тот утверждается двумя обязательными лицами: главным бухгалтером и генеральным директором.

Установленной формы, которую должна иметь бумага законодательством не предусмотрено, поэтому каждая организация может сформировать свой образец акта.

Главное, должны присутствовать такие элементы, как наименование документа, названия организаций, между которыми он заключается, а также имена должностных лиц, в чьи полномочия входит подписание подобных договоров.

В свою очередь, вторая сторона проводит проверку полученных данных и если найдены расхождения – фиксирует их. После чего сверка так же закрепляется главбухом и руководителем компании-партнера, пишется второй экземпляр и передается инициатору проверки.

Юридическая сила

особенность акта сверки взаиморасчетов в том, что он не имеет юридической силы, пока не признан двумя сторонами.

Для того, чтоб он вступил в силу, нужны подписи бухгалтеров и управляющих обеих компаний, а также их официальные печати.

Если партнеры не имеют камня преткновения, и данные в документе сходятся, достаточно лишь бухгалтерских подписей, но бумага останется всего лишь технической, не имеющей никакого правового влияния.

  • В случае, если один из участников расчетов отказывается подписать отчет, это может стать основанием для подачи в суд, если претензии стороны подтверждаются соответствующей документацией.
  • Если случается ситуация, когда одна из фирм нарушает пункты договора, чаще всего это невыплата определенной суммы, другая компания может подать иск в суд. В таком случае, среди других подтверждающих задолженность бумаг прибавляется акт сверки, который при рассмотрении дела может быть учтен, как косвенная улика, подтверждающая наличие долга, при условии, что акт подписан обеими сторонами. В случае неподписания акта, он может быть использован как косвенное подтверждение для непризнания долга.
  • Еще одна юридическая функция документа – обрывание срока давности иска. Обычно, он составляет три года. Термин прерывается, если сторона, являющаяся должником, признает финансовый отчет, ставит на нем свои подписи и печать. В таком случае, исчисление судебного заявления начинается вновь. Такая особая функция прописана в 203 статье Гражданского Кодекса.

Заполнение акта по нескольким договорам

Как отмечалось ранее, подобные акты пишутся в произвольной форме. Обычно, имеют форму таблицы, где отмечается такая информация как дата операции, дебит, кредит и дополнительная информация.

Если необходимо заполнить бумаги по нескольким договорам одновременно, они обычно, указываются в столбик, в хронологическом порядке.

Если компания в части случаев выступает дебитором, а в других кредитором, то по каждому типу операций создаются отдельные формы.

Готовые образцы, шаблоны и макеты протоколов по сверке можно отыскать в интернете, а также создать самостоятельно в различных программах, начиная Microsoft Word и заканчивая, к примеру, программой С1.

Создание акта сверки по нескольким договорам описано на примере в данном видео:

Расхождение в данных

Информация в актах сверки может не совпадать с:

  • Информацией в других внутренних финансовых протоколах;
  • Информацией в акте второй стороны.

В первом случае причины может быть две: сбой в системе или невнимательность бухгалтера. И в первом, и во втором случае стоит внимательно сверить все данные и пересчитать финансы снова. Скорее всего, ошибка будет найдена и исправлена.

Во второй же ситуации все немного сложнее. Первое, что нужно предпринять, сообщить об ошибке партнеру и обоюдно перепроверить информацию, представленную в документации, если оплошностей не выявлено, но цифры все еще не сходятся, составляется протокол разногласий. В нем отмечается сальдо, получившееся в ходе расхождения.

Подписывает и утверждает его составитель. Подписи так называемого контрагента не нужно. Как и сам акт, протокол формируется в двух экземплярах, один из которых отправляется партнеру, другой же остается у фирмы-составителя.

Корректировка

Даже если нет явных признаков расхождений в суммах, стоит еще раз убедится, что дебит и кредит совпадают с реальностью, проводится процедура инвентаризации. Если после этого все-же обнаружатся недочеты, стоит провести корректировку.

Ошибки бывают существенные и несущественные, могут быть выявлены в разный временной промежуток после даты составления отчета, соответственно, и корректировка их происходит по-разному. Рассмотрим варианты:

  • До окончания подотчетного года – в месяце выявления;
  • Год окончен, но до бухгалтерского заверения – в декабре отчетного года;
  • После бухгалтерского заверения, но до утверждения – в декабре того же года;
  • После утверждения (если ошибка значимая) – по выявлению, фиксируя как «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»;
  • После утверждения (мелкий недочет) – по выявлению, фиксируется как «Прочие доходы и расходы».

Степень тяжести ошибок обычно прописывается в таком документе, как Учетная политика и определяется индивидуально каждой организацией. Главный признак, когда упущение можно считать значительным – влияние на экономические решения пользователя.

Корректировка долга и взаимозачет по АС отражены в данном видео:

Обозначение взаимозачета

Бывает, что после составления протокола сверки, у партнеров возникают взаимные претензии или требования, если их удалось уладить – происходит взаимозачет. Эта операция подразумевает принятие обоюдных требований, закрытие (погашение) задолженностей дебета или кредита как одного, так и обоих контрагентов.

Часто, суммы задолженностей сторон расходятся. В таком случае, при взаимозачете происходит списание меньшего долга и у партнера, чья невыплаченная сумма больше, разница остается не закрытой.

Акт взаимозачета, также, как и сверки, оформляется по свободному образцу, но должен содержать такую информацию:

  • основания, на которых заключается договор;
  • суммы;
  • сроки исполнения по каждому прописанному пункту;
  • участники, между которыми укладывается акт;
  • остаток долга одного из субъектов.

За какой период сдавать документ

Так как акт сверки не является обязательным документом, он не имеет обязательных сроков составления. Компании могут сформировать документ за такие периоды:

  • месяц;
  • квартал;
  • год;
  • весь период сотрудничества.

Выбор хронологических рамок целиком и полностью зависит от организаций-составителей и насущной потребности в таком отчете.

Таким образом, акт сверки финансовых данных является надежным способом контроля денежных операций между партнерами, который обеспечивает базис для обязательных выплат дебитных и кредитных задолженностей, возникающих между партнерами, а также мониторинга всех товарно-финансовых операций, осуществленных в тот или иной период сотрудничества.

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/dokumentatsiya/akty/sverka/kto-komu-dolzhen.html

Сверка расчетов с контрагентами: для чего нужен акт сверки и как его правильно составить? | IT-компания Простые решения

Кто занимается актами сверки в организации

Подготовке акта сверки взаиморасчетов зачастую не уделяется соответствующего внимания. А напрасно — ведь верно оформленный акт сверки может сыграть ключевую роль в суде. Как правильно составить акт расскажем в этой новости.

Необходимость составления и подписания актов сверки взаиморасчетов, а также периодичность проведения взаиморасчетов с контрагентами какими-либо нормативно-правовыми документами не устанавливаются.

Однако, по правилам бухгалтерского учета перед составлением годовой бухгалтерской отчетности все организации должны проводить инвентаризацию имущества и обязательств.

Среди имущества и обязательств выделяют такой вид как расчеты, инвентаризация которых так же проводиться в обязательном порядке.

И самый удобный и быстрый способ инвентаризировать ваши расчеты с контрагентами — это оформление актов сверок.

Для чего нужен акт сверки

Акт сверки взаимных расчетов (взаиморасчетов) с контрагентами — это документ, который составляется бухгалтерией организации для сверки взаимных расчетов между сторонами за определенный промежуток времени. Акт сверки не относится к первичным документам, поэтому расчеты должные подтверждаться актами оказанных услуг (выполненных работ) и платежными документами.

Акт сверки взаиморасчетов свидетельствует о признании долга контрагентом. к тому же в день подписания акта течение срока исковой давности прерывается и начинает идти заново (ст. 203 ГК РФ, п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43).

Однако если в правильно оформленном акте сверки не отражена задолженность перед контрагентом, которая числится в учете организации, то она, скорее всего, будет нереальной. В этом случае акт можно расценивать как признание того, что задолженность уже погашена — например, прощением долга. Правильнее всего будет еще раз проверить данные учета и по результатам проверки списать задолженность.

С помощью акта сверки контрагент также может признать действия тех лиц, которые ранее выступали от его имени, но не имели на это полномочий (п. 1 ст. 183 ГК РФ, п. 123 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).

Как оформляется акт

Единой, обязательной к применению формы акта сверки расчетов нет. Поэтому организация может разработать такую форму самостоятельно. Эту форму можно закрепить в договоре с контрагентом или использовать произвольную форму. В условиях автоматизации бухгалтерского учета функция формирования актов сверки обычно предусмотрена бухгалтерской программой.

Ниже покажем один из вариантов оформления акта сверки расчетов.

В шапке акта указываются данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также договор на основании которого был сформирован настоящий документ. Здесь также необходимо указать название организации в соответствии с учредительными документами.

Вторая часть акта включает в себя таблицу, в которую каждая из сторон вносит сведения, содержащиеся в ее бухгалтерском учете по перечислениям согласно рассматриваемому договору или за определенный период времени. Они должны полностью совпадать. Под таблицей каждое предприятия вписывает имеющуюся задолженность. Эти данные также должны быть одинаковы. Если долги отсутствуют, это необходимо письменно отметить.

В завершение документ должен быть обязательно подписан руководителями предприятий с обязательным указанием должностей и расшифровкой подписей. Если акт от имени контрагента подписывает не руководитель, то у него должны быть на это соответствующие полномочия, подтвержденные доверенностью или иным аналогичным документом.

Не забудьте попросить у контрагента заверенную копию доверенности на уполномоченного представителя, если акт от имени контрагента подписывает не руководитель организации.

Оформленный по всем правилам делопроизводства документ при наличии подписей директоров организаций обретает юридическую силу.

Что делать, если контрагент отказывается подписывать акт сверки

Если вы направляете акты сверок контрагенту, а обратно они не возвращаются. Что же делать?

К сожалению, законом не предусмотрены основания для того, чтобы принудить контрагента подписывать присланные ему акты сверки. Не установлены также сроки и порядок проведения сверки, сроки для представления ответов и т. п.

Чтобы избежать данного момента, рекомендуется в договор включить пункт, отражающий обязанность и периодичность сверки взаиморасчетов. Данный пункт в договоре и будет бесспорным основанием требовать от контрагента оформления акта сверки.

Контур.Фокус разработан для специалистов по экономической безопасности, юристов, бухгалтеров и руководителей любого уровня. Фокус поможет легко и быстро узнать самое важное о контрагенте.

Источник: https://pro126.ru/news/detail/sverka-raschetov-s-kontragentami-dlya-chego-nuzhen-akt-sverki-i-kak-ego-pravilno-sostavit

Отдел права
Добавить комментарий