Что должно быть в личном деле учителя школы

Формирование и ведение личных дел работников школы

Что должно быть в личном деле учителя школы

Формирование и ведение личных дел работников школы или иной образовательной организации является распространенной практикой.

При этом действующее законодательство не устанавливает для работодателя обязанность по ведению личного дела на педагога или иного работника организации.

Ведение личного дела является обязательным для отдельных категорий работников. Указанные категории работников определяются федеральным законодательством, например:

  • государственные служащие (п. 5 ч. 1 ст. 44  федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»);
  • муниципальные служащие (п. 5 ст. 28 федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).

В образовательных организациях личные дела работников формируются зачастую без какого-либо правового обоснования. Структура личных дел не выстраивается.

В личном деле в хаотичном порядке хранятся копии личных документов, заявлений и приказов, поощрительных грамот и так далее.

Бессистемное и необоснованное хранение документов, в том числе относящихся к персональным данным работников, может служить основанием для привлечения работодателя к ответственности.

[stextbox id=’warning’ shadow=»false»]Принимая решение о необходимости ведения личных дел, руководитель образовательной организации принимает на себя ответственность за обеспечение  сохранности персональных данных работников.[/stextbox]

Ведение личных дел работников школы: правовые основания

Правовым основанием ведения личного дела работника образовательной организации будет выступать локальный нормативный акт работодателя. Это может быть положение или порядок ведения личного дела работника образовательной организации. Нормативный акт должен регламентировать порядок ведения и перечень документов, содержащихся в личном деле.

При принятии нормативного акта необходимо соблюдать требования ч. 3 ст. 30 федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» в части учета мнения представительного органа работников образовательной организации.

Учитывая специфику деятельности образовательной организации, полагаем целесообразно разделить личное дело работника и портфолио педагога на самостоятельные документы.

Примерная структура личного дела работника

В личном деле работника целесообразно консолидировать следующие документы:

  • согласие на обработку персональных данных;
  • документ, подтверждающий факт ознакомления работника с локальными нормативными актами;
  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • копию приказа о приеме на работу;
  • копию документа, подтверждающего образовательный ценз работника (при необходимости);
  • справку о наличии/отсутствии судимости;
  • документы, подтверждающие прохождение медицинских осмотров и психиатрических освидетельствований (при необходимости);
  • итоги аттестации (действующей);
  • договор о материальной ответственности (в случае заключения);
  • иные документы, необходимые работодателю для обеспечения трудовых прав работника.

Можно или нет хранить в личном деле копию паспорта или диплома работника?

Сказать категорично “ДА” или “НЕТ” нельзя.

Законодательством установлено, что субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе.

Исходя из этого, если работник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в личном деле работника, в частности, паспорта, документа об образовании.

С другой стороны, ст. 86 ТК РФ устанавливает цели, ради достижения которых персональные данные работника могут обрабатываться:

  • для обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
  • содействия работникам в трудоустройстве;
  • получении образования и продвижении по службе;
  • обеспечения личной безопасности работников;
  • контроля количества и качества выполняемой работы;
  • обеспечения сохранности имущества.

Для чего работодателю может понадобиться копия паспорта работника? Для внесения данных в трудовой договор и личную карточку работника, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.

N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (при упоминании — карточка формы Т-2).

После внесения необходимых сведений остается необходимость в хранении копии паспорта? Если да, то работодатель должен оговорить это в локальном нормативном акте, получить согласие на хранение, а затем быть готовым объяснить проверяющим, для чего они используются.

Копия документа об образовании может подтвердить образовательный ценз работника, дающий ему право осуществлять преподавательскую деятельность (ч. 1 ст. 46 федерального закона  от 29 декабря 2012 г.

№ 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»), поэтому она будет логичной в личном деле педагогического работника.

А с какой целью нужно хранить копию документа об образовании, например, уборщика служебных помещений, если выполняемая работа не требует специальных знаний или специальной подготовки?

Использование системы Сетевой Город. Образование

Информационная система “Сетевой Город. Образование” (при упоминании — система) позволяет организовать ведение личных дел работников школы в электронном формате. В системе формируется личная карточка формы Т-2. Имеется возможность формирования педагогического портфолио.

В систему добавляется информация о работнике по разделам:

  • Основная информация (установочные данные работника, занимаемая должность);
  • Документы, удостоверяющие личность (информация о паспорте, военном билете и так далее);
  • Личные достижения (участие работника в мероприятиях по годам);
  • Контактная информация (информация о контактах работника);
  • Дополнительная информация (сведения о месте проживания, приеме на работу, аттестации и так далее).

Таким образом, ведение личного дела работника школы в электронном виде включается в себя всю необходимую для работодателя информацию и позволяет исключить хранение копий документов.

Подводя итог

Источник: https://prava-rabotnika.ru/vedenie-lichnyx-del-rabotnikov-shkoly.html

Порядок ведения личных дел в 2018 году

Что должно быть в личном деле учителя школы

Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности. Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников.

Когда оформление личного дела является обязанностью работодателя

В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения.

Установить такую  обязанность в отношении подчиненных ей предприятий также может любая головная организация. Частные коммерческие предприятия вправе самостоятельно определять необходимость ведения и хранения личных дел.

Чтобы упростить кадровый документооборот, многие компании отказываются от ведения личных дел, но это не всегда оправдывает себя.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника, его квалификацию, профессиональные и личностные компетенции, собранные в одном месте и оформленные в виде личного дела, являются существенным подспорьем в работе с персоналом.

Такие дела позволяют осуществлять индивидуальный подход и планировать работу с персоналом, учитывая возможности каждого работника.

Какие документы подшиваются при оформлении личного дела работника

Порядок ведения личных дел работников работодатель может установить каким-либо локальным внутренним актом.

Требования к ведению личных дел могут быть описаны в отдельном разделе документа, регламентирующего все процедуры делопроизводства компании или же в специальном положении о ведении личных дел.

Такое дело может быть заведено, как только будут подписаны трудовой договор и приказ о приеме на работу. Кроме этих документов, в числе первых в папку подшиваются копии документов об образовании и имеющейся у работника квалификации, а также копии свидетельств ИНН и СНИЛС.

Впоследствии, в ходе трудовой деятельности на данном предприятии, в личное дело подшиваются копии справок и других документов, подтверждающих изменение:

семейного положения работника;

паспортных данных, например, смену фамилии;

уровня образования, получение дополнительного профессионального образования или специальности, присвоения нового разряда или квалификации.

Обратите внимание! Копии всех документов, подшитых при формировании и ведении личного дела сотрудника должны быть заверены подписью лица, назначенного приказом ответственным. Заверительная надпись оформляется в соответствии с  ГОСТ Р 6.30-2003.

Кроме этого, при оформлении личных дел сотрудников в них подшиваются:

дополнительные соглашения, заключенные с работником;

приказы о переводе или изменении должности, должностного оклада, стажировке и пр;

должностные инструкции, собственноручно подписанные работником;

документы, подтверждающие результаты аттестации, тестовых испытаний при приеме на работу;

характеристики сотрудника;

копии документов о награждении, взысканиях или поощрениях.

Последний документ, который подшивается в папку с личным делом, это приказ об увольнении работника.

Обратите внимание! С 1 июля 2017 года ужесточены требования к сбору, обработке и хранению персональных данных. Поэтому в личное дело рекомендуется подшить и письменное согласие сотрудника на сбор, хранение и обработку его персонифицированной информации.

Поскольку личные дела сотрудников относятся к документам длительного хранения, при формировании в их состав не включаются те документы, срок хранения которых не превышает пять лет. Это, например:

  1. приказы о предоставлении ежегодных отпусков и отгулов;
  2. заявления на отпуск или предоставление отгула;
  3. медицинские справки о состоянии здоровья;
  4. справки с места жительства;
  5. материалы судебных разбирательств, а также поступившие в адрес работодателя материалы от редакций средств массовой информации.

Порядок ведения личного дела в 2018 году

Установленный на предприятии положением о ведении личных дел порядок их ведения может предусматривать формирование таких дел на каждого работника, с которым заключается трудовой договор, или же только в отношении некоторых категорий сотрудников. Исходя их практических соображений, целесообразным представляется ограничить формирование и ведение личных дел в отношении трех категорий:

лица, с которыми оформлены договора о материальной ответственности.

В том случае, когда порядок оформления личных дел действителен только в отношении некоторых категорий работников, в папку должен быть подшит документ, подтверждающий принадлежность сотрудника к такой категории.

Например, когда речь идет о руководителе предприятия, это может быть выписка из протокола общего собрания или решения совета директоров.

Таким документом также может быть приказ о назначении на должность или договор о материальной ответственности.

Согласно сложившейся практике и рекомендациям, приведенным в «Основных правилах работы архивных организаций», документы в папку с личным делом подшиваются по мере их оформления, то есть, в хронологическом порядке.

Обратите внимание! Любые изменения документов в личном деле сотрудника вносятся только на основании подтверждающих документов, а не со слов работника.

Правилами ведения личных дел работников предусматривается доступ сотрудника к своему личному делу для ознакомления с его содержанием. Сделать это сотрудник может только после того, как напишет заявление и получит разрешение от руководителя компании. Ознакомиться со своим личным делом работник имеет право только в присутствии лица, ответственного за их ведение.

Обратите внимание! Ежегодно на предприятии должна проводиться инвентаризация личных дел сотрудников, по результатам которой составляется акт.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211043-qqq-17-m8-poryadok-vedeniya-lichnyh-del

Личное дело работника: порядок формирования, состав личного дела 2019

Что должно быть в личном деле учителя школы

Ведение личных дел сотрудников практикуется во многих организациях. Читайте в статье, как выстроить этот процесс, как оформить и какие документы включить. Скачайте актуальные образцы.

Ведение личных дел работников

Личное дело сотрудника – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о нем лично и о трудовой деятельности. Его ведут с целью систематизации имеющихся данных, обобщения информации в одном месте. Однако это не обязательно выполнять в отношении всех категорий персонала.

Обязательное ведение личных дел работников предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В негосударственных компаниях обязательность и порядок ведения определяется ЛНА работодателя.

На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников:

  • руководители – глава предприятия, его заместители, помощники;
  • руководители структурных подразделений и их заместители;
  • главные (ведущие) специалисты;
  • работники, на которых возложена полная материальная ответственность;
  • работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности;
  • работники, обеспечивающие функционирование аппарата управления деятельностью предприятия.

Однако во многих организациях такие подборки заводятся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как удобно иметь информацию о каждом в одном месте.

Какие документы должны быть в личном деле сотрудника 2019 год

Перечень документов в личном деле работника законодательством РФ в 2019 не определен. На государственных гражданских служащих собирают персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа (ч. 3 ст. 42 Закона о государственной службе).

В состав включают следующие документы:

  • внутреннюю опись;
  • личный листок по учету кадров или анкету;
  • удостоверяющий личность (копию);
  • автобиографию;
  • об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, если предоставление их обязательно для занятия соответствующей должности (копии);
  • копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • копию свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе (при наличии);
  • о воинском учете для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (копии);
  • результаты предварительного медицинского осмотра, проводимого с целью определения пригодности для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законом);
  • подтверждающие право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ (копии);
  • об установлении инвалидности и о степени ограничения способности к трудовой деятельности (при наличии, копии);
  • связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по занимаемой должности связано с использованием таких сведений;
  • экземпляр трудового договора (или его копия в случае, если оригиналы договоров хранятся отдельно);
  • копию приказа (распоряжения) о приеме на работу;
  • копию должностной инструкции;
  • копию договора о полной материальной ответственности, если работник является материально ответственным лицом и с ним заключен договор.

Опасные формулировки в типовом трудовом договоре Роструда. На что заменить

Оформление личного дела

Документы собирают, как правило, в отдельной папке на каждого сотрудника. Это самая удобная форма систематизации персональных данных. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Все бумаги помещают в скоросшиватель, на обложке которого проставляют присвоенный порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге (журнале) учета. После увольнения оно изымается из скоросшивателя, оформляется для передачи в архив организации и сдается на хранение.

Обложка личного дела работника (образец)

Титульный лист личного дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в т.ч. по личному составу, оформляется по установленной форме (приложение 3) и содержит обязательные реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс, архивный шифр, номер, заголовок.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома выносится общий заголовок и заголовок каждого тома. Подлинность документов в заголовке не оговаривается

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами, или при передаче в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывают новое наименование, а прежнее заключают в скобки.

В заголовке дела, содержащего копии документов, должно быть соответствующее указание. Например: «Приказы общества по основной деятельности. Копии». На обложке арабскими цифрами указывают крайние даты дела – обычно это даты подписания приказа о приеме и об увольнении работника.

Если в состав вносятся документы (приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под ней с новой строки делается запись об этом: «В деле имеются документы за … год (ы)». Даты могут не указываться на обложке дела, содержащего годовые планы и отчеты, так как они отражаются в его заголовке.

Обязательные реквизиты обложки – указание количества листов, которое проставляется на основании листа-заверителя (заверительной надписи), а также срок хранения дела. В случае постоянного срока хранения указывают: «Хранить постоянно».

Скачать образец >>>

Формирование личного дела работника

В течение трудовой деятельности личное дело работника может дополняться следующими документами:

  • экземплярами дополнительных соглашений к трудовому договору (или их копиями), уведомлениями об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя;
  • копиями приказов о переводе на другую работу, о поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
  • подтверждающими изменения анкетно-биографических сведений (копиями);
  • копиями объяснительных и докладных записок, заявлений работника по различным вопросам;
  • материалами аттестаций (если они проводятся);
  • результатами обязательных периодических медицинских осмотров (обследований);
  • послужившими основанием к изданию приказа о прекращении (расторжении) трудового договора, копией приказа о прекращении трудового договора;
  • дубликатом трудовой книжки;
  • другими, связанными с работой.

Документы располагают в хронологическом порядке. Помимо перечисленных, можно включать и некоторые другие, например, о прохождении конкурса на замещение вакантной должности, о награждении, присвоении почетных званий, вручении грамот и т.д.).

Как оформить пять кадровых документов по новой Методичке Росархива

Кроме того, в личное дело помещается (но при этом не подшивается) фотография сотрудника установленного в организации формата (обычно 4 х 6 см). На обороте фотографии указывают фамилию, имя, отчество. Рекомендуется обновлять фотографии не реже одного раза в пять лет или же по достижении возраста 20 и 45 лет.

Сотрудники кадровой службы, ответственные за ведение личных дел, обязаны постоянно следить за их состоянием и своевременно вносить изменения в учетные сведения. При этом не требуется вносить какие-либо изменения или дополнения в личный листок по учету кадров или анкету, тем более не нужно требовать от работника заново заполнять эти документы.

Все изменения должны отражаться в отдельных, дополнительных листах. Обычно они имеют табличную форму и разрабатываются по усмотрению работодателя. Каждый раз после внесения очередного изменения сотрудник кадровой службы подписывает дополнение к личному листку по учету кадров.

Если на бланке не остается места для внесения последующих изменений, заполняют следующий аналогичный бланк. Обязательно ставят отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел работников с датой и подписью.

Положение о ведении личных дел работников

Когда речь не идет об оформлении кадровых документов на государственной гражданской службе, вопросы ведения личных дел работников остаются на усмотрение работодателя. В этом случае разработка и утверждение локального нормативного акта лишней совершенно точно не будет.

При наличии в вашей организации Инструкции по кадровому делопроизводству отдельный ее раздел можно посвятить порядку ведения личных дел сотрудников. Такой раздел может быть включен и в состав других локальных актов, регламентирующих порядок оформления и хранения кадровой документации.

Некоторые работодатели предпочитают разработать отдельное Положение о ведении личных дел, учитывающее все нюансы. Независимо от выбранной формы следует уточнить:

  • категории работников, на которых ведутся личные дела (будут это все сотрудники организации или, например, только менеджеры всех звеньев управления);
  • способ формирования, состав, в том числе с указанием на то, какие документы подшиваются в оригиналах, а какие в копиях;
  • перечень лиц, ответственных за ведение и хранение;
  • порядок ведения;
  • порядок ознакомления работников;
  • порядок хранения после увольнения работника;
  • другую информацию.

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/380960-01-03-2016-lichnoe-delo-rabotnika

Состав личного дела работника

Что должно быть в личном деле учителя школы

Личные дела (ЛД), в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2004 № 79, обязаны вести государственные учреждения на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется. Поэтому все юрлица и ИП могут их не вести или же вести по своему желанию.

Поскольку сформированные личные дела позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы. Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями.

Поэтому познакомимся с ними внимательнее.

Понятие ЛД

Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку).

Особого регламента по ведению ЛД нет (есть только для гос. и муниципальных служащих), однако если компания решила вести личные дела, придется утвердить соответствующее положение и регламентировать данный процесс на уровне предприятия.

Именно в этом внутреннем нормативном акте можно определить:

  • какие бумаги будут храниться в личных делах (состав), а также с какой целью;
  • порядок ведения;
  • перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
  • порядок доступа к информации;
  • сроки и режим хранения;
  • особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

Кроме того, в компании должен быть назначен сотрудник, который будет отвечать за этот процесс.

Какие документы входят в состав ЛД

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. Поэтому в ЛД попадают и те и другие.

Следует помнить, что копия паспорта в личном деле работника, а также все аналогичные копии обязательно должны быть заверены в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Все документы, которые входят в состав личного дела, условно можно поделить на:

  • формируемые в момент устройства человека на работу;
  • возникающие в процессе работы в фирме;
  • документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу могут войти:

  • резюме, составленное для вакансии соискателем;
  • анкета работника для личного дела (используется произвольная форма бланка по желанию);
  • заявление о приеме на работу;
  • характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
  • копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
  • справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
  • справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
  • трудовой договор (оригинал работодателя);
  • приказ о приеме на работу.

Во второй группе будут личные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Также можно включить сюда сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении, а также подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, можно хранить:

  • копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
  • объяснительные записки,
  • служебные записки,
  • различные акты и уведомления.

Третья заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

На что очень важно обратить внимание

Есть несколько ключевых моментов.

Первый и основной — это определить, какие документы будут в личном деле и с какой целью они туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то личные дела могут стать многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему в целом.

В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»).

Источник: https://clubtk.ru/sostav-lichnogo-dela-rabotnika

Что должно быть в личном деле учителя школы

Что должно быть в личном деле учителя школы

Что должно быть в личном деле учителя школы

  • согласие на обработку персональных данных;
  • документ, подтверждающий факт ознакомления работника с локальными нормативными актами;
  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • копию приказа о приеме на работу;
  • копию документа, подтверждающего образовательный ценз работника (при необходимости);
  • справку о наличии/отсутствии судимости;
  • документы, подтверждающие прохождение медицинских осмотров и психиатрических освидетельствований (при необходимости);
  • итоги аттестации (действующей);
  • договор о материальной ответственности (в случае заключения);
  • иные документы, необходимые работодателю для обеспечения трудовых прав работника.

Сказать категорично “ДА” или “НЕТ” нельзя.

Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

Образец оформления внутренней описи личного дела

Внутренняя опись документов личного дела

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

(фамилия, имя, отчество работника)

N п/п Наименование документа Кол-во листов Дата выдачи документа Кому выдан документ Дата возврата документа Подпись работника кадровой службы 1 2 3 4 5 6 7 1 Дополнение к личному листку по учету кадров 2 Личный листок по учету кадров 3 Автобиография 4 Копия диплома об образовании 5 Трудовой договор … И т.д.
Ведение личных дел педагогов и сотрудников ОУ возлагается на заведующего ОУ.

1.5. Не допускается ведение нескольких личных дел работников, за исключением, если работник принят по внутреннему совместительству.

2. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПЕДАГОГОВ И СОТРУДНИКОВ

2.1.

2.2. Формирование личного дела педагогов и сотрудников ОУ производится непосредственно после приема в ОУ или перевода педагогов и сотрудников из другого образовательного учреждения.

2.3. При поступлении на работу гражданин представляет:

2.3.1.

личное заявление, собственноручно написанное;

2.3.1. документ, удостоверяющий личность;

2.3.3. трудовую книжку;

2.3.4. документ об образовании;

2.3.5. санитарную книжку;

2.3.6.

Что должно быть в личном деле учителя школы 2018

  • автобиографию (при предоставлении работником);
  • копии документов об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний, если предоставление данных документов обязательно для занятия соответствующей должности (профессии);
  • копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • копию свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе на территории Российской Федерации (при предоставлении работником);
  • копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • результаты предварительного медицинского осмотра, проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законодательством);
  • копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст.

Бухгалтер широкого профиля с 15-летним опытом. Сейчас уже на пенсии, чтобы не закиснуть изучаю, что изменилось в отрасли, собираю интересные мне материалы. Надеюсь, они будут полезны и вам в вашей работе — пока экономика работает, без бухгалтерии не обойтись.

Для того чтобы иметь полную информацию о работнике, необходимо собрать пакет документов, и составить отдельное личное дело, в котором будут храниться данные о сотруднике.

Для того чтобы иметь все нужные документы можно запросить их у самого работника, однако иногда приходится самостоятельно подавать запросы на прошлые места работы или учебы для получения рекомендации от третьего лица.

Решение ведения личных дел принимает исключительно руководитель, этот процесс не входит в список обязательных функций документооборота предприятия.

Что должно быть в личном деле учителя школы 2019

Важно

Опись составляется по форме, приведенной в Приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, и заполняется на протяжении всего времени его ведения.

Сколько хранить и где

В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.

Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается.

Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель.

Что должно быть в личном деле учителя школы по новому закону об образовании

Хранить ЛД уволенных необходимо отдельно от ЛД действующих работников.

Если в организации имеется помещение для хранения архивных дел, то они временно перемещаются туда. Если специально оборудованного помещения нет, то располагаются либо на отдельной полке в хранилище, либо в другом сейфе.

Ответственность за распространение персональных данных

При работе с ЛД необходимо помнить, что это одновременно работа с ПД, которые, в свою очередь, относятся к информации конфиденциального характера и имеют ограничения по их сбору, обработке, хранению и распространению.

За нарушение положений законодательства по защите ПД предусмотрена дисциплинарная, материальная, гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность (ст.

Но существует еще одна форма описи документов, ее используют в процессе формирования дела.

После того как работник уволен, и дело закончено, его оформляют и сдают в архив компании.

Оформление должно происходить следующим образом:

  • Все бумаги в деле складываются в установленной последовательности, сшиваются и нумеруются, лист-заверитель можно прошить вместе со всеми документами либо наклеить на заднюю обложку дела;
  • На обложке указывается дата окончания дела, то есть дата увольнения человека;
  • Затем составляется опись всех бумаг, в нее заносятся названия документов и их индекс (при наличии), порядковые номера листов, на которых находятся документы в сшитом деле.

Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы.

Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию:

Документы, оформляемые при осуществлении работником трудовой деятельности:

Внимание! Желательно, чтобы личные дела работников содержали их фотографии, которые бы своевременно обновлялись.

Порядок оформления личного дела

Папка личного дела открывается на работника в момент его приема работу. Самой первой в нее подшиваются личная карточка, анкета, документы, представленные при поступлении в компанию.

Процесс создания личного дела обычно включает следующие этапы:

Титульный лист

В верхней части титульного листа записываются наименование компании, а также обозначение подразделения, в котором трудится данный сотрудник.

Налогового кодекса РФ (при представлении работником заявления о предоставлении ему указанных вычетов);

  • копии документов об установлении инвалидности и о степени ограничения способности к трудовой деятельности (в случае представления);
  • документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по занимаемой должности связано с использованием таких сведений;
  • экземпляр трудового договора (или копия в случае, если оригиналы договоров хранятся в отдельном деле);
  • копию приказа (распоряжения) о приеме на работу;
  • копию должностной (рабочей) инструкции работника;
  • копию договора о полной материальной ответственности (для категорий работников, предусмотренных постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г.

Что такое личное дело

Личное дело сотрудника — пакет документов и сведений о работнике касательно занимаемых им должностей и работы на предприятии. Такая совокупность документов подготавливается на каждого работника организации.

Источник: http://advokat-martov.ru/chto-dolzhno-byt-v-lichnom-dele-uchitelya-shkoly

Личное дело учителя школы образец. Основные требования закона. Порядок проведения описи личного дела работника

Что должно быть в личном деле учителя школы

Posted On 29.11.2017

Современное предприятие или учреждение трудно представить без упорядоченного документоведения, касающегося, в частности, сведений о работающих. Безусловно, такие данные предоставляет каждый сотрудник во время оформления на работу.

Вопрос в том, как их систематизировать и сохранять, чтобы при потребности «поднять» требуемую информацию, дополнить ее или изменить. Ранее (при СССР) для этого была принята такая форма, как личное дело работающего. За десятилетия практического использования она претерпевала изменения, совершенствовалась.

В результате, осталось рациональное зерно, которое многие руководители и кадровики применяют во благо предприятия. Некоторые менеджеры напротив отказались от личных дел. Как лучше?

Требования законодательства

Для госслужбы и муниципалитета

В действующем Трудовом кодексе нет обязательного требования для нанимателя относительно набора определенных документов под грифом «личное (либо персональное) дело» всех своих работников.

Иное определено для сотрудников государственных, а также муниципальных органов (Федеральный закон, изданный в 2004 году, №79) «О государственной…». В статье 42 определяются сведения, которые включают в персональное дело служащего.

Для указанной (госслужба) категории сотрудников важно фиксировать все деловые персональные коррективы. Эта база информации – личное дело – позволяет облегчить работу органов по контролю соблюдения правовых норм госслужащими. Это, в частности, относится к информации об их доходах и требований об ограничениях.

На этот счет (дело гражданского госслужащего) Президент издал специальный Указ (№609), который датируется 30.05.2005г.
Данный законодательный акт определяет, как именно оформляется и ведется личное дело служащего госструктуры, что из имеющейся информации требуется в него заносить.

Также предусмотрен алгоритм защиты от возможной неправомерной передачи личных данных.

Для частных структур и ИП

Законодательно не разработаны правила относительно оформления личных дел работающих на частных предприятиях. Более того, никто не обязывает руководителя таких структур или кадровиков их вести.

Это можно объяснить тем, что мелким частникам это экономически нецелесообразно.

Крупные – подвержены высокой ротации кадров, что будет непродуктивным тратить время на оформление дела каждого работающего.

Но нет и законодательного запрета данным юридическим лицам использовать аналогичную систему кадрового учета. Для ее внедрения потребуется сначала издать распоряжение или соответствующий приказ. В данном акте указывается на необходимость и правила такой категории документоведения (личное дело), а также определяется конкретный сотрудник, которому поручено этим заниматься.

На практике, вводя систему личных дел, зачастую используют уже выработанные положения и образцы, принятые в госструктурах.

Оформление и структура личного дела

Все дела сотрудников оформляются по общему образцу. Значение придается тому, как выглядит обложка, первый и все последующие листы. Действует ГОСТ от 17.07.1972 года для титульного листа дела (его номер 17914-72).

Он обязывает отвести первые строчки листа для заполнения служащим государственного (муниципального) архивного подразделения. Это будут данные о самом архиве и той структуре, которая направляет дело на сбережение.

Сейчас в большинстве архивов уже не практикуют заполнение указанных строк от руки – просто ставят идентичный ранее принятым записям штамп. Так что считается целесообразным отделить для него вверху незаполненное место.

Что отображает титульный лист

  1. В центре титула, после выделенного для штампа места, содержится полное наименование (если есть – еще также сокращенное) выдавшей личное дело структуры.
  2. Далее строчки отводятся для названия подразделения (отдела), где трудится данное лицо.

    Можно выделить место для внесения возможных корректив, дополнений, например, при смене места трудовой деятельности. Когда заносится такое изменение, предыдущая запись о виде работ заключается в скобки.

  3. Для удобной систематизации имеющихся дел их нумеруют, дополняя также индексом, действующим в этой фирме.

    Как, например: Дело №08, далее номер индекса – 356.

  4. Крупным шрифтом ставят ФИО того сотрудника, информация о котором заносится в папку.
  5. Период его трудовой деятельности в данной структуре обозначают на листе справа, в углу. Фиксируют поступление, а позже проставляют дату увольнения.

    Также обозначают количество листов, данные о периоде хранения.

Что содержит папка с делом?

В архивных учреждениях по-прежнему действует положение (ГОСТ 17914-72) о предоставлении личных дел строго в обложках из картона. Нынешнее повсеместное использование пластиковых папок или файлов на хранилища документов не распространяется.

Чем наполняется папка с делом госслужащего, диктует закон. И этот перечень должен быть выполнен неукоснительно. Другие структуры самостоятельно решают способы формирования персонального дела.

Принят следующий стандарт наполнения личного дела:

  • имеющееся заявление работника, поданное при трудоустройстве;
  • автобиография или резюме, состоящие из перечисления необходимых данных для поступления на работу;
  • документальное подтверждение личности – копии страниц паспорта, а также копии СНИЛС, ИНН;
  • подтверждающие документы полученного образования (копии) – сертификаты, дипломы, аттестаты и другие;
  • при наличии – характеристики (отзывы, рекомендации) с предыдущих структур трудовой деятельности;
  • изданные на самом предприятии документы, касающиеся конкретного человека, изменения его статуса: о принятии на указанную должность или переводе на иной вид деятельности, в иное подразделение;
  • документы о материальном поощрении, награждении или, возможно, дисциплинарные или административные наказания;
  • трудовой договор, при наличии – дополнительные к нему соглашения;
  • документальное свидетельство аттестационной проверки;
  • сертификаты, справки, решения, свидетельства и прочие документальные подтверждения изменения персональной информации члена трудового коллектива;
  • должностные инструкции, с которыми работающий был ознакомлен и им подписанные;
  • отдельный лист с коротким перечнем наполнения личного дела.

Что не нужно подшивать в личное дело?

Папка личного дела наполняется основополагающими документами работника, касающимися его личности, и теми, которые хранятся продолжительный период (а именно – 75 лет).

Так что нецелесообразно собирать множество бумаг, содержание которых дублируется практически каждый год. Это относится, например, к заявлениям на отпуск и распоряжениям об их предоставлении.

Такие уведомления заносятся в специальный журнал и сохраняются 5 лет.

Перечень (опись документов)

Документы, составляющие личное дело, складываются и подшиваются в него по мере поступления. Вместе с этим их название (короткое описание) заносится в реестр (перечень), который, как и все остальные бумаги, должен иметь свой номер и подшит к ним.

Опись документов располагается либо в начале папки с картонной обложкой или же на последнем листе. На первом помещается ее название – «Личное дело», далее следует ФИО работающего. В перечень заносятся такие графы:

  1. Номер дела, под которым оно зарегистрировано в соответствующем журнале.
  2. Его индекс – устанавливается согласно номенклатуре дел.
  3. Обозначение цифрами даты актуализации документа.
  4. Название имеющегося документа (что именно – характеристика, свидетельство, сертификат).
  5. Нумерация листов по каждому вошедшему документу.
  6. Когда зарегистрирован (включен в личное дело).
  7. Примечание – возможные уточнения, например, обозначается идентичность того или иного акта.

В самом конце словами с дублированием цифрами ставится общее число документов, а также листов перечня.

Окончательно опись заверяется подписью и ФИО ответственного за ведение документации, ставится дата.

Как регистрировать и проводить учет

Основополагающие требования к учету личных дел, а также их регистрации должны быть обозначены в приказе, которым предусмотрено оформление таких дел работающих.

На практике для поддержания порядка в кадровом документообороте заводят специальный журнал (книгу) реестра дел работающих. На таких делах проставляют номер и его же заносят в книгу учета. Вся нумерация персональных дел ведется именно по этой книге.

Здесь же содержится короткая информация о каждом таком деле. А именно – ФИО работающего, заданный номер дела, его даты актуализации и окончания, когда передано в архивное учреждение или направлено в другую организацию (если дело на госслужащего).

Порядок изменений

Если нужно дополнить или скорректировать данные личного дела, то это может осуществить исключительно ответственный за ведение этого документа.

Если такой почему-либо отсутствует в данный период, работодатель в своем приказе указывает ФИО и должность сотрудника, который вправе выполнить эти действия.

Иные представители кадрового подразделения не должны без распоряжения (письменного) руководителя что-либо предпринимать с личными делами.

Что касается необходимости внесения исправлений или корректив в дела работников, то для них предусмотрены правила, аналогичные такой же процедуре с трудовыми книжками.

Недостоверные данные нужно зачеркнуть одной сплошной линией, а над ними написать правильные. Это касается, например, ошибки в написании фамилии.

Все новые данные заносятся с подтверждением копиями документов (свидетельство о рождении, документ о регистрации брака или его расторжении, изменении фамилии).

Как сохранять дела сотрудников

Разглашение персональных данных из имеющегося на предприятии дела не допустимо. Руководство структуры обязано обеспечить надежную систему хранения личных дел, чтобы не допустить использование содержащейся в них информации посторонними лицами. Целесообразно поместить кадровую документацию в сейф.

В отделе кадров находятся дела только тех работников, которые ведут свою трудовую деятельность в этой структуре на текущий момент.

Персональные дела тех, кто прекратил такую деятельность и уволен, кадровики направляют в свое архивное хранилище.

Подшитые документы прекративших госслужбу сотрудников сохраняются по месту службы (последней) в течение 10 лет, а уже после этого направляются в государственный архив.

Для иных структур такой временной лимит не регламентируется, чаще всего они хранят у себя такие дела один год.

Передаваться в архив личные дела должны аккуратно прошитыми и с необходимым документальным наполнением. Информация о состоянии дела отражается в специальном заверительном листе, который прикрепляется последним.

Время сохранения дел в госархиве исчисляется именно со дня поступления в это учреждение, а не с момента увольнения. Такой срок обычно составляет 75 лет для всех сотрудников, за исключением списка руководящей номенклатуры.

Документы таких руководителей сохраняют без лимита времени.

Кому выдают личные дела?

В отличие, например, от трудовой книжки, персональные дела после ухода работника с предприятия ему не вручаются. Тем не менее, каждый трудящийся вправе знать, какую информацию и какие именно документы включены в его папку.

Установлено, что работник может просматривать его совместно с сотрудником, назначенным от кадрового подразделения, предлагать дополнения или исправления неточностей.

Образец грамотного оформления личного дела сотрудника

Отвечать за ведение, формирование, внесение каких-либо изменений в личное дело может только уполномоченный сотрудник отдела кадров.

Личное дело отображает качества работника, его возможность выполнять свои обязанности на месте работы. По необходимости эти бумаги могут предоставляться правоохранительным органам.

Как правило, личное дело содержит не только информацию о сотруднике, но и все замечания и выговоры по поводу его работы.

Составление внутренней описи документов личных дел

Она составляется после того, как сформировано окончательно, но ещё не переплетено. Однако и к уже переплетённым личным делам несложно добавить опись, подклеив её на обложке с внутренней стороны.

Обязательная внутренняя опись для документов Для личных дел сотрудников, судебных и следственных дел, трудовых договоров и соглашений, а также дел, которые имеют либо высокую ценность, либо названия, не раскрывающие содержание включённых в них документов, внутренняя опись составляется обязательно.

Индекс личного дела

виды и сроки хранения. 3. Номенклатура дел и формирование дел для текущего хранения кадровых документов. 4. Последующее хранение кадровых документов. 4.1. Экспертиза ценности документов. 4.2. Уничтожение документов. 4.3. Оформление дел и передача их на архивное хранение. Рекомендуемая для отдела кадров номенклатура дел: 1. Нормативно-правовые акты, регулирующие работу отдела кадров. 2.

Правила формирования личного дела сотрудника

Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании. Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении. Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.

Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе.

Помощь: Оформление документов личного дела работника: внутренняя опись

Источник: https://www.auturs.ru/real-estate/lichnoe-delo-uchitelya-shkoly-obrazec-osnovnye-trebovaniya-zakona-poryadok.html

Отдел права
Добавить комментарий